一、学校部门立卷归档工作是指学校各单位将年度内办理完毕的、具有查考保存价值的文件材料等按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交到档案馆的工作。

二、各单位分管档案工作的负责人、兼职档案员和档案工作有关人员应认真履行部门立卷归档工作的各项职责。

三、各单位的兼职档案员应依据本单位年度文件材料形成的规律、特点和归档要求，在档案馆的指导下，根据《长春工业大学立卷归档范围》，认真整理立卷，按规定移交档案馆集中统一管理，并办理交接手续。

四、档案馆应加强对各单位档案立卷归档工作的指导、检查和督促工作，保证立卷归档的质量。

五、各单位归档的所有文件材料必须做到纸质版与电子版同步归档。

六、校内机构调整、撤销前，应做好该机构有查考保存价值的文件材料的整理、立卷工作，移交到档案馆保存，任何人不得将其据为己有，或带入其他单位，或自行销毁。

七、归档的文件材料一律用钢笔书写，严禁用圆笔珠、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范，破损要裱糊，对于不合乎要求的档案，档案馆有权不予接收。

八、依据《长春工业大学档案管理办法》对各类档案归档时限的规定，各单位兼职档案员应在规定的时限内完成立卷归档工作，同时编制卷内文件目录、填写移交目录，一式两份，移交档案馆。