《高等学校档案管理办法》规定：“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。”为进一步加强和规范档案馆印章的管理，确保印章的安全使用，特制定《长春工业大学档案馆用印制度》。

第一条本制度所指印章为“长春工业大学档案馆”公章、“长春工业大学毕业生档案专用章”。

第二条本制度适用于以档案馆名义上报下发的公文、通知、出具的介绍信、统计报表以及档案资源的查询、学籍翻译、个人档案查证、归档证明、毕业生档案密封发送等。

第三条印章的管理

（一）“长春工业大学档案馆”公章由综合档案部主任妥善保管。

（二）“长春工业大学毕业生档案专用章”由负责毕业生档案的相关负责人妥善保管。

（三）印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，经主管领导同意，可将印章移交他人临时管理。专管人员要向临时管理人员交接工作，交代用印时的注意事项。

第四条印章的使用

（一）档案馆实行用印登记制度。印章专管人员必须亲自用印，用印前须按各级用印负责人的审批意见，审查用印文件的内容、格式，无误后方可用印。

1.以长春工业大学档案馆名义发出的公文、通知，凭馆领导签发批准的原稿用印。

2.上级来文需填报的各类报表，凭来文中限定填报的份数用印。

3.档案查询利用用印（包含学籍查询、学籍翻译、个人档案查证、开具的证明、介绍信等），业务经办人审核后，按规定办理用印手续。

4.如有特殊情况用印，须经馆领导批准。

（二）印章加盖位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不漏盖、不多盖。

（三）不得在空白介绍信、空白便函、空白证件上用印。

第五条未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝专管人员审核用印内容的，专管人员可拒绝用印，并报告馆领导处理。

第六条印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，严禁擅自用印。违反用印者，根据情节给予当事人批评教育直至行政处分，造成重大损失的，要追究其经济责任和法律责任。