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长春工业大学学籍档案管理办法

发布日期:2022-11-10 作者: 来源: 点击:

第一条为了进一步加强和规范学籍档案工作,提高档案管理水平,更好地为学生、学校和社会等各方提供有效服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等,结合本校实际情况,特制定本办法。

第二条学籍档案是指学生自被学校录取之日起,学校在对其培养及管理过程中形成的,与学生个体密切相关的,具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料,经归档整理后,由档案馆永久保存的档案。学生的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕(结)业等材料是学籍其中的重要组成部分,是学校对学生培养过程的历史记录和重要凭证。

第三条学校对学籍纸质档案和电子档案实行一体化管理、双套保存制度。在做好纸质学籍档案管理工作的同时,必须做好电子学籍档案管理工作,确保两者内容一致。

第四条学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分,各立档单位要明确负责分管学籍档案的工作人员(含兼职档案员),具体负责或组织本单位学籍档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。

第五条学籍归档工作的监督、检查指导

1.档案馆会同学籍管理部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查;

2.档案馆负责学籍档案立卷、归档工作的指导。

第六条学籍档案的归档范围

1.各学历层次(研究生、本专科生、成人教育生)招生录取名册、成绩单、授予学位情况、毕业生名册;

2.研究生毕业学位审批材料、论文答辩及录取登记表、学籍表、入学登记表、毕业生登记表;

3.留学生入学、成绩、毕业材料;

4.学生奖惩材料;

5.专业调整、升降级、退学、休学等相关材料;

6.具体归档材料内容参考《长春工业大学文件材料归档范围及档案保管期限表》。

第七条学籍档案归档要求

(一)本、专、成人毕业生成绩单

1.本、专科毕业生成绩单立卷以班级为单位,一个班级为一卷;

2.每份成绩单凡须加盖印章处必须清晰加盖印章;

3.每班成绩单在右下角按顺序用铅笔编写页号;

4.每班成绩单按编排顺序打印一份卷内目录(含序号、学生姓名、学院专业、所在页号)并粘贴于封皮卷内目录处;

5.每卷卷皮上要写清学院专业班号(如:公共管理学院法学专业180901班成绩单;继续教育学院卷皮格式如:2018级计算机应用技术专业函授专升本学生成绩单[办学点名称]);

6.每卷卷皮后页右下方标明立卷人、立卷时间(卷皮统一到档案馆领取);

7.每卷需用笔填写的各项内容一律用黑色碳素笔填写;

8.获二学位学生的第二专业成绩单由所学第二专业的学院负责归档;

9.各毕业班毕业生合影与成绩单一并存档。

10.学生休学、退学、复学、转学、辅修、转专业、出国、提前毕业等情况要在卷内目录中注明。

(二)研究生学位审批表

1.以人为单位立卷,每人一套材料为一卷;

2.每一卷凡有字页在右下角用铅笔编排页码;

3.每人一套材料不需要装订,材料按页码顺序排列好装入档案馆统一发放的档案袋中(各学院按毕业生人数到档案馆领取);

4.档案袋封面需填写内容:

档案号年度--JX16(代表学位)--2(代表硕士)--;如有博士毕业生即:年度--JX16--1(代表博士)--

学生类别 专硕或学硕或工程硕士

学生姓名***

学院*****

5.审批材料装袋要将学生学号在材料袋背面留缺处显示;

6.编排案卷目录(序号、学生姓名、学院专业、页数、备注),目录人名顺序必须与案卷排放顺序一致;

7.学生休学、退学、复学、转学、辅修、转专业、出国、提前毕业等情况要在卷内目录中注明。

第八条学籍档案归档验收

1.按照部门立卷的原则,学籍档案由各学院(部)兼职档案员按上述要求将材料整理核实后,在下学期开学后9月至10月间向档案馆移交;

2.移交学籍档案时交接双方必须当面检查验收,检查材料是否完整、齐全,以及是否符合档案规范要求。凡不符合规定要求者,在档案馆的指导下重新进行整理改正,直到符合要求方可接收。

3.填写归档移交目录(纸质目录两份和电子目录),交接双方在纸质目录上签字、盖章,并各持一份备查。

第九条学籍档案编号规则

学校学籍档案设置三级类目,如2022--JX14--2-案卷流水号;

1.一级类目“2022”表示年度;

2.二级类目“JX14”代表类别(JX11教学类文件综合、JX12学科建设、JX13招生录取、JX14学籍成绩、JX15实验实践、JX16学位、JX17毕业、JX18教材);

3.三级类目“2”代表学历层次(1-博士、2-硕士、3-本(专)、4-成人);

第十条学籍档案保管及利用

1.保管

(1)学籍档案保管要切实做到:防盗、放火、防水、防潮、防霉、防虫、防丢失;归档介质要做到防磁、防压;注意室内温湿度调节;保持室内清洁卫生;随时对破损档案进行修补。

(2)学籍档案分类编号,专柜存放。做到编目合理,存放有序,查找方便利于工作。

2.利用

(1)查阅学籍档案者应持有效证件及相关证明,说明原因,得到同意后,办理相应手续。

(2)学籍档案原则上不得外借,如有需要,由档案馆按有关规定提供复制件。办理查阅成绩、录取及开具各类证明材料时,利用者需出示本人证件;代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件。

(3)查阅、摘抄、复制学籍档案内容及出具相关证明,应加盖档案馆公章,方为有效。

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