第一条为了进一步加强和规范学籍档案工作，提高档案管理水平，更好地为学生、学校和社会等各方提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等，结合本校实际情况，特制定本办法。
第二条学籍档案是指学生自被学校录取之日起，学校在对其培养及管理过程中形成的，与学生个体密切相关的，具有保存价值的文字、照片、图表等各种材料，经归档整理后，由档案馆永久保存的档案。学生的录取、培养、奖惩、学籍异动、成绩和毕（结）业等材料是学籍其中的重要组成部分，是学校对学生培养过程的历史记录和重要凭证。
第三条学校对学籍纸质档案和电子档案实行一体化管理、双套保存制度。在做好纸质学籍档案管理工作的同时，必须做好电子学籍档案管理工作，确保两者内容一致。
第四条学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，各立档单位要明确负责分管学籍档案的工作人员（含兼职档案员），具体负责或组织本单位学籍档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作。
第五条学籍归档工作的监督、检查指导
1.档案馆会同学籍管理部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查；
2.档案馆负责学籍档案立卷、归档工作的指导。
第六条学籍档案的归档范围
1.各学历层次（研究生、本专科生、成人教育生）招生录取名册、成绩单、授予学位情况、毕业生名册；
2.研究生毕业学位审批材料、论文答辩及录取登记表、学籍表、入学登记表、毕业生登记表；
3.留学生入学、成绩、毕业材料；
4.学生奖惩材料；
5.专业调整、升降级、退学、休学等相关材料；
6.具体归档材料内容参考《长春工业大学文件材料归档范围及档案保管期限表》。
第七条学籍档案归档要求
(一）本、专、成人毕业生成绩单
1.本、专科毕业生成绩单立卷以班级为单位，一个班级为一卷；
2.每份成绩单凡须加盖印章处必须清晰加盖印章；
3.每班成绩单在右下角按顺序用铅笔编写页号；
4.每班成绩单按编排顺序打印一份卷内目录（含序号、学生姓名、学院专业、所在页号）并粘贴于封皮卷内目录处；
5.每卷卷皮上要写清学院专业班号（如：公共管理学院法学专业180901班成绩单；继续教育学院卷皮格式如：2018级计算机应用技术专业函授专升本学生成绩单[办学点名称]）；
6.每卷卷皮后页右下方标明立卷人、立卷时间（卷皮统一到档案馆领取）；
7.每卷需用笔填写的各项内容一律用黑色碳素笔填写；
8.获二学位学生的第二专业成绩单由所学第二专业的学院负责归档；
9.各毕业班毕业生合影与成绩单一并存档。
10.学生休学、退学、复学、转学、辅修、转专业、出国、提前毕业等情况要在卷内目录中注明。
（二）研究生学位审批表
1.以人为单位立卷，每人一套材料为一卷；
2.每一卷凡有字页在右下角用铅笔编排页码；
3.每人一套材料不需要装订，材料按页码顺序排列好装入档案馆统一发放的档案袋中（各学院按毕业生人数到档案馆领取）；
4.档案袋封面需填写内容：
档案号年度--JX16（代表学位）--2（代表硕士）--；如有博士毕业生即：年度--JX16--1（代表博士）--
学生类别 专硕或学硕或工程硕士
学生姓名***
学院*****
5.审批材料装袋要将学生学号在材料袋背面留缺处显示；
6.编排案卷目录（序号、学生姓名、学院专业、页数、备注），目录人名顺序必须与案卷排放顺序一致；
7.学生休学、退学、复学、转学、辅修、转专业、出国、提前毕业等情况要在卷内目录中注明。
第八条学籍档案归档验收
1.按照部门立卷的原则，学籍档案由各学院（部）兼职档案员按上述要求将材料整理核实后，在下学期开学后9月至10月间向档案馆移交；
2.移交学籍档案时交接双方必须当面检查验收，检查材料是否完整、齐全，以及是否符合档案规范要求。凡不符合规定要求者，在档案馆的指导下重新进行整理改正，直到符合要求方可接收。
3.填写归档移交目录（纸质目录两份和电子目录），交接双方在纸质目录上签字、盖章，并各持一份备查。
第九条学籍档案编号规则
学校学籍档案设置三级类目，如2022--JX14--2-案卷流水号；
1.一级类目“2022”表示年度；
2.二级类目“JX14”代表类别（JX11教学类文件综合、JX12学科建设、JX13招生录取、JX14学籍成绩、JX15实验实践、JX16学位、JX17毕业、JX18教材）；
3.三级类目“2”代表学历层次(1-博士、2-硕士、3-本（专）、4-成人）；
第十条学籍档案保管及利用
1.保管
（1）学籍档案保管要切实做到：防盗、放火、防水、防潮、防霉、防虫、防丢失；归档介质要做到防磁、防压；注意室内温湿度调节；保持室内清洁卫生；随时对破损档案进行修补。
（2）学籍档案分类编号，专柜存放。做到编目合理，存放有序，查找方便利于工作。
2.利用
（1）查阅学籍档案者应持有效证件及相关证明，说明原因，得到同意后，办理相应手续。
（2）学籍档案原则上不得外借，如有需要，由档案馆按有关规定提供复制件。办理查阅成绩、录取及开具各类证明材料时，利用者需出示本人证件；代办者需带本人身份证和当事人身份证复印件或毕业证复印件。
（3）查阅、摘抄、复制学籍档案内容及出具相关证明，应加盖档案馆公章，方为有效。
